Übersetzer mit ihrem ausgeprägten Sprachgefühl sind ausgezeichnete „Usability-Tester“ von Texten aller Art. Durch ihre Rückfragen machen Übersetzer die Autoren auf Ambivalenzen im Ausgangstext aufmerksam, wodurch auch die sprachliche Qualität der Ausgangstexte erhöht werden kann.

Andere Rückfragen wiederum sind terminologischer Natur. Hier lassen sich durch den zusätzlichen Auf- bzw. Ausbau der Terminologie wesentliche Kosten sparen. Fehlende Terminologie kostet Zeit und Geld, die sich immer auf den Auftraggeber niederschlägt. Dennoch wurden Übersetzerrückfragen bislang eher als „notwendiges Übel“ wahrgenommen, die Arbeit verursachen und den Übersetzungsprozess verlangsamen. Wie wichtig diese Rückfragen für die Qualität der Übersetzung aber auch des Ausgangstextes sind, blieb meist ausgeblendet.

Gemeinsam mit Österreichs größtem Übersetzungsdienstleister, eurocom, hat sich Kaleidoscope dieses Themas und den damit verbundenen ungelösten Fragen angenommen: Wie können Übersetzerrückfragen kollaborativ und webbasiert gelöst werden? Wie können Rückfragen als Term-Kandidaten weiterverwendet und Verbesserungsvorschläge an die technischen Autoren weitergeleitet werden? Wie können häufige Problemstellungen für einzelne Kunden gezielt ausgewertet und systematisch verbessert werden? Wie können letztlich Übersetzerrückfragen messbar zur Qualitätssteigerung verwendet werden?

Grundlagen schaffen

In einem ersten Schritt sichtete und kategorisierte eine Master-These an der Universität Wien bestehende Übersetzerrückfragen. Als Grundlage der Untersuchung diente Datenmaterial aus Projekten zweier eurocom-Großkunden: 1.080 Query-Formulare und der E- Mailverkehr aller Projekte dieses Zeitraums. Die überwiegende Mehrheit der Rückfragen – nämlich rund 80% – war terminologischer Natur. Die nicht-terminologischen Rückfragen betrafen den Prozess selbst, also beispielsweise Probleme mit den Übersetzungsanweisungen oder dem Ausgangstext.

Erste Erfahrungen mit einem großen Stammkunden führten gemeinsam mit den Erkenntnissen aus der Masterthese zu den zentralen Fragestellungen und damit zu einer funktionierenden Workflow-Definition. Diese Masterthese und erste Pilot-Tests bildeten die solide Grundlage, um smartQuery als Standard-Produkt auszubauen.

Arten von Rückfragen

Rückfrage ist nicht gleich Rückfrage. Ausgehend von der von uns beauftragten Master-These an der Universität Wien unterscheidet smartQuery drei Arten:

Terminologische Rückfragen

Diese können von Übersetzern oder Projektmanagern gestellt werden. Sie beinhalten standardmäßig folgende Kategorien:

• Nicht verständliche Benennung im Ausgangstext Übersetzungsvorschlag
• Bitte um Freigabe des Zielterminus
• Abkürzung
• Eigenname, Beschriftung, Software-Label, Slogan
• Inkonsistenter Ausgangstext
• Inkonsistente zielsprachliche Referenz

Bei einer Implementierung mit einer Integration in ein Projektmanagementsystem sind manche Felder bereits vorgefiltert und beinhalten nur die Projekte, an denen Sie gerade arbeiten.

Sie können diese Kategorien, sowie grundsätzlich alle Felder einer Rückfrage sowie die Zugriffsrechte darauf aber völlig frei definieren.

Prozessrückfragen

Die nicht terminologischen Rückfragen betreffen einerseits den Prozess selbst, also beispielsweise Probleme mit den Anweisungen, Style Guides oder dem Ausgangstext – sprich unvollständige Sätze, Tippfehler, Abweichung von terminologischen Vorgaben, technische Probleme etc. Diese Rückfragen können von allen Rollen gestellt werden.

Feedback-“Rückfragen”

Die Rückfragenkategorie des Feedbacks beinhaltet Angaben, die zwar kein Problem für die Übersetzung darstellen, dennoch aber interessante Informationen beinhalten.

Projektmanager oder Kunden initiieren diese Feedbackschleifen. Dem Projektmanager stehen dabei aber mehr Möglichkeiten als dem Kunden offen. Feedback-Schleifen vom Kunden können nur eine Nachricht enthalten. Sie sind dann für den Projektmanager und die Übersetzer sichtbar. Die Feedbacks sind in der Aufgabenliste jedes Benutzers angezeigt und müssen von den Benutzern als „gelesen“ markiert werden. Dies kann vom Ersteller der Feedback-Schleife überprüft werden.

Falls die Feedbackschleife vom Projektmanager ausgelöst wird, kann sie wahlweise an die Übersetzer oder an die Kunden (oder an beide) adressiert werden. Neben dem eigenen Text können auch bestimmte Rückfragen eines Projekts enthalten sein. Dazu können Projektmanager beim Erstellen einer Feedbackschleife aus all jenen Rückfragen auswählen, die als „relevant für Kundenfeedback“ oder „relevant für Übersetzerfeedback“ markiert wurden.

Alle Rückfragen können mit beliebigen Anmerkungen versehen werden und speichern alle Aktionen laufend mit. Dadurch ist eine vollständige Rückverfolgbarkeit und Dokumentation aller Fragen, Antworten und Kommentaren gegeben.

Rückfragen managen

Wenn Sie

• Übersetzer-Rückfragen ein für alle Male nachhaltig und nachvollziehbar organisieren,
• dabei auf irgendwelche Excel-Listen oder andere Behelfsmittel, die nie von allen Beteiligten genutzt werden (können), verzichten
• und dabei gleich auch die Qualität der Übersetzungen und Ausgangstexte verbessern wollen,

dann haben wir hier die richtige Lösung für Sie: Smartquery!