Terminologiemanagement: Dieser Begriff ist in aller Munde und in vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Aber was ist Terminologiemanagement überhaupt und wie nützen Unternehmen es am besten? Und welche Vorteile bringt die Terminologieverwaltung? Wie erzielt man ideale Resultate bei der Erstellung und Übersetzung von Texten? Diese Fragen beantworten wir in diesem Beitrag.
Was ist Terminologie eigentlich?
Bei Terminologie handelt es sich, vereinfacht gesagt um eine Sammlung von Fachbegriffen, die im Unternehmen festgelegt werden. Diese Sammlung stellt sicher, dass beispielsweise alle Personen im Unternehmen denselben Begriff konsistent für ein bestimmtes Produkt verwenden.
Wie unterschiedlich kann ein FRC-30 in einem Unternehmen bezeichnet werden?
Erfahrungsgemäß benennen leider verschiedene Abteilungen Dinge unterschiedlich, obwohl sie dasselbe meinen. Dies führt spätestens bei der Übersetzung, aber auch bei internen Gesprächen und – am schlimmsten – bei den Kund:innen zu Verwirrung. Terminologiearbeit legt die effiziente Basis, um intern und extern dauerhaft einheitlich zu kommunizieren, was in Zeiten des Content Marketings ungemein wichtig ist.
So geht Terminologiemanagement im Unternehmen
Mithilfe von Terminologiemanagement legen Unternehmen die wichtigsten Begriffe fest und speichern sie für die zukünftige Verwendung in einer speziellen Datenbank. Fachleute sprechen hier dann von Termini bzw. der Termbank.
In der Termbank werden die Definitionen des jeweiligen Begriffs gespeichert. Und dort wird auch hinterlegt, ob der Begriff beim Schreiben oder in der Übersetzung verwendet werden soll oder ob der Begriff vielleicht sogar verboten ist und auf keinen Fall benutzt werden darf. Dadurch vermeidet man Verwechslungsgefahr und Probleme, die durch ungenaue Benennungen entstehen können. Für diese Aufgaben stehen moderne Terminologieverwaltungs-Systeme zur Verfügung, die Terminologiearbeit wesentlich erleichtern.
In einer Termbank werden Begriffe und ihre Verwendung definiert.
Warum Terminologiemanagement? Die Vorteile kurz erklärt.
Professionelles Terminologiemanagement birgt zahlreiche Vorteile für Unternehmen: Einerseits können Sie die Kommunikation mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen klar und konsistent gestalten. Andererseits sorgen Sie für mehr Effizienz in internen Arbeitsprozessen.
Konkret profitieren Sie von
- eindeutigen Benennungen
- vereinfachter Texterstellung
- schnellerer Time-to-Market
- reduziertem Aufwand bei der Recherche und der Übersetzung und damit
- geringeren Kosten und schnellerer Abwicklung
- der Stärkung der Markenbotschaft
- konsistenter Corporate Language
Wie beginnt man mit Terminologiemanagement?
Bewusst oder unbewusst: Terminologie gibt es in jedem Unternehmen. Ein wichtiger Schritt ist daher, sich mit der Unternehmensterminologie systematisch auseinanderzusetzen, indem Begriffe gesammelt, analysiert, strukturiert und definiert werden. Wenn Sie mit Terminologieverwaltung in Ihrem Unternehmen anfangen möchten, so gibt es bestimmte Phasen, die sie berücksichtigen sollten:
Schritt 1: Termextraktion
Oft beginnt Terminologiearbeit mit einer Termextraktion. Dabei werden Fachbegriffe z.B. aus der Technischen Dokumentation der Produkte extrahiert. Dies kann händisch erfolgen oder mithilfe eines Tools. In der Praxis heißt das, dass zunächst aus einem vorhandenen Text Begriffe herausgefiltert werden, die potentiell als Termini in Frage kommen. Diese werden dann im nächsten Schritt überprüft und entsprechend bearbeitet.
Schritt 2: Terminologie-Team nominieren
Diese Begriffe müssen allerdings noch fachlich eingeschätzt und sprachlich analysiert werden. Sollte es (noch) kein Terminologie-Team im Unternehmen geben, empfehlen wir die Zusammenarbeit mit Fachleuten, die wissen, worauf sie achten müssen und welche Termini und Definitionen es tatsächlich für ein erfolgreiches Terminologiemanagement braucht.
Schritt 3: Workflow festlegen
Im nächsten Schritt ist es wichtig, Regeln und einen Terminologie-Leitfaden sowie Workflows festzulegen, die z.B. auch die Übersetzung der Fachtermini oder die Überprüfung der Terminologie umfasst. Im Rahmen der Workflows ist es wichtig verschiedene Rollen wie z.B. Freigebende zu definieren, damit klar wird, wem welche Aufgabe zuteilwird.
Beispiel eines Terminologie-Workflows
Schritt 4: Bewusstsein für Terminologie im Unternehmen schaffen
Nachdem eine Basis geschaffen wurde, sollte die Terminologie im besten Fall allen zur Verfügung stehen. Sie dient zum Beispiel auch der Technischen Dokumentation als Grundlage für die Erstellung oder Überarbeitung ihrer Texte.
Terminologie Quiz in Kalcium Quickterm
Schritt 5: Terminologie pflegen und aktualisieren
Anschließend kann die Terminologie kontinuierlich erweitert werden. Dabei können die Mitarbeiter:innen während des Schreibprozesses Begrifflichkeiten sammeln und Termini vorschlagen, die dann überprüft und ebenfalls in die Datenbank aufgenommen werden können.
Ansicht der Terminologiedatenbank in Kalcium Quickterm
Schritt 6: Format auswählen
Um diese Dinge abdecken zu können, braucht es neben verantwortlichen Personen einen Ort, an dem die Begrifflichkeiten zentral gespeichert werden. Das kann zwar auch mit einer Liste bzw. Tabelle funktionieren, hat aber meistens gravierende Nachteile.
So können beispielsweise bei der Verwaltung in einer Excel-Tabelle nicht alle Personen auf das Dokument zugreifen, Änderungen sind nicht für alle sichtbar, der Freigabeprozess ist viel zu träge und es kann nicht sichergestellt werden, dass alle Personen auch wirklich mit der aktuellen Version des Dokuments arbeiten. Daher empfehlen wir als einzig sinnvolle Lösung ein digitales System, also ein speziell dafür vorgesehenes Tool, mit dessen Hilfe die Fachbegriffe verwaltet und abgerufen werden können.
Wann ist die Investition in ein Terminologiemanagement-System sinnvoll?
Haben Sie Schwierigkeiten den “richtigen” Begriff bei der Erstellung von Texten zu recherchieren? Wissen Sie nicht in welcher Liste Sie nach den aktuellsten Begriffen suchen müssen? Oder kämpfen Sie damit, dass in Ihrem Team unterschiedliche Begriffe für dasselbe Produkt verwendet werden? Wenn Sie auch nur eine dieser Fragen mit “ja” beantworten können, ist eine Investition in ein Terminologiemanagement-System sinnvoll.
Dennoch wenn es einen initialen Aufwand bedeutet, spart Terminologie mittel- bis langfristig gesehen Zeit und Geld. Denn die Suche nach dem richtigen Begriff und nachträgliche Änderungen, die durch das Fehlen von ordentlich verwalteter Terminologie durchgeführt werden müssen, sind zeit- und kostenintensiv.
Mithilfe von Terminologie verwalten Sie außerdem Ihr internes Wissen, daher ist die Investition in moderne Terminologiemanagement-Software auch gleichzeitig eine Investition in die Qualität Ihrer internen und externen Kommunikation. Dazu kommen noch die zunächst immateriellen Vorteile wie der konsistente Kommunikationsauftritt und die damit verbundene Stärkung des Markenkerns.
Welche Terminologiemanagement-Systeme gibt es?
Die Beantwortung dieser Frage erleichtert auch die Auswahl des passenden Terminologiemanagement-Systems. Wichtig ist, dass das System mehrsprachige Terminologie verwalten kann.
Wir bei Eurocom arbeiten mit Kalcium Quickterm. Das Tool hat sich als Branchenstandard etabliert und wird von unserer Mutterfirma Kaleidoscope entwickelt. Dieses Terminologiemanagement-System ermöglicht es allen Mitarbeitenden, Terminologie abzurufen und korrekt zu verwenden. Quickterm managt auch Workflows und damit die gewünschten Abläufe. Dadurch erfolgen die Erstellung und Verwaltung von Terminologie ganz nach den jeweiligen Anforderungen Bedürfnisse abzustimmen. Letzteres vor allem auch, weil man aus drei Versionen von Kalcium Quickterm die passende auswählen kann.
Zur Überprüfung, ob Ihre Terminologie richtig verwendet wird, empfehlen wir Kalcium Checkterm, das ebenfalls von unserer Mutterfirma Kaleidoscope entwickelt wird.
Terminologiemanagement bei Eurocom
Falls Sie Unterstützung bei der Erstellung oder Verwaltung Ihrer Terminologie brauchen, beraten wir Sie gerne. Da wir wissen, dass das Thema Terminologiemanagement in vielen Unternehmen auch aufgrund von fehlender Zeit oder fehlender Ressourcen hintenangestellt wird, bieten wir die Verwaltung Ihrer Terminologie auch als Managed Service an. Wir verwalten Ihre Terminologie also für Sie, nach Ihren Wünschen und in Abstimmung mit Ihren Freigabeprozessen. Wenn Sie Interesse an diesem Service haben, kontaktieren Sie uns auch gerne hier für ein unverbindliches Beratungsgespräch.
