Ein Tag als Übersetzungs-Projektmanager:in

Eurocom-Kund:innen stehen mit ihnen täglich in Kontakt: die Übersetzungsprojektmanager:innen.  Sie sind die ersten Ansprechpersonen für neue Aufträge sowie für Fragen und Feedback zu Ihren Übersetzungsprojekten. Die meisten Projektmanager:innen haben selbst eine translatorische Ausbildung abgeschlossen, sprechen mehrere Sprachen und fühlen sich schon immer zur Sprachindustrie hingezogen. Aber wie genau sieht ihr Arbeitsalltag eigentlich aus? Welche Fähigkeiten müssen sie mitbringen und welche Hürden meistern, um Ihre Übersetzungsprojekte bestmöglich umzusetzen? Werfen Sie einen Blick hinter die Kulissen. 

09:00 Uhr – Einen ersten Überblick verschaffen und neue Anfragen bearbeiten 

Mit der ersten Tasse Kaffee geht es zuerst den E-Mails an den Kragen. Neue Anfragen wollen gesichtet, priorisiert und bearbeitet werden. Lieferungen von unseren Übersetzenden müssen abgelegt und etwaige Rückfragen an unsere Kund:innen weitergeleitet werden. Ein gut aufgeräumter Posteingang erleichtert die Arbeit für den Rest des Tages und stellt sicher, dass keine wichtigen Anfragen oder Ankündigungen übersehen werden. 

Unser gesamtes Projektmanagement-Team bei Eurocom ist zwar gut zwanzig Personen stark – im Alltagsgeschäft arbeiten wir aber eher in kleineren Teams zusammen, die sich jeweils um ein oder mehrere Unternehmen kümmern. Dank dieser Aufteilung arbeiten wir immer an Projekten, mit deren Prozessen, Anforderungen und speziellen Hintergründen wir vertraut sind und können so eine bestmögliche Umsetzung gewährleisten. 

Am Beginn des Arbeitstages treffen wir uns in den jeweiligen Teams gerne zu einem kleinen informellen Meeting, um uns kurz zum Tagesgeschäft auszutauschen. Welche neuen Projekte gibt es, wie soll die anstehende Arbeit am besten aufgeteilt werden, wurden größere Projekte angekündigt oder haben wir von Kund:innenseite neue Informationen erhalten, die mit allen geteilt werden sollten? Dadurch sind alle Teammitglieder immer auf dem neuesten Stand. Das ist besonders dann wichtig, wenn jemand im Team kurzfristig ausfällt. Um ein lückenloses Projektmanagement garantieren zu können, muss gesichert sein, dass alle Projektmanager:innen des Teams Zugang zu und Kenntnis über die wichtigsten Projektinformationen haben. Nur so kann eine reibungslose Abwicklung zu jeder Zeit gewährleistet werden. 

10:00 Uhr – Kund:innenanforderungen klären und Übersetzungsprojekte einplanen 

Sind die dringendsten E-Mails einmal beantwortet, geht es an die eigentliche Projektarbeit. Neue Projekte werden angelegt und unsere Übersetzungsteams beauftragt. Davor müssen allerdings auch die Ausgangsdateien gesichtet und alle Rückfragen zu den Rahmenbedingungen mit den Kund:innen geklärt werden. An dieser Stelle wird auch besprochen, ob zum Beispiel noch eine fachliche Prüfung im Zielland der Übersetzungen über die von unserer Mutterfirma Kaleidoscope entwickelte Software Globalreview durchgeführt werden soll. Oder ob zusätzliche Layoutarbeiten benötigt werden. Bei solchen komplexeren Anfragen beraten wir Sie jederzeit gerne zu unserem gesamten Dienstleistungsangebot. 

Als Projektmanager:in arbeitet man immer mit Deadlines und unter Zeitdruck – pünktliche Lieferungen sind schließlich ein absolutes Muss. Daher ist es auch besonders wichtig, potenzielle Problemstellen schon im Vorhinein zu erkennen und im Idealfall zu lösen, bevor es tatsächlich zu einem Problem kommt. Daher sehen wir uns die Dateien vor der Beauftragung genau an und klären die spezifischen Anforderungen an die Übersetzung mit den Auftraggeber:innen ab. Für uns ist es besonders wichtig, auf die jeweiligen individuellen Bedürfnisse einzugehen und eine maßgeschneiderte Lösung für jedes Projekt zu finden. 

Bei Eurocom arbeiten wir größtenteils mit Stammübersetzenden zusammen, die teilweise schon seit Jahren für unsere Kund:innen übersetzen. Daher sind sie auch mit der Materie, den speziellen Kund:innenanforderungen und der spezifischen Firmenterminologie vertraut. Eine gute Zusammenarbeit mit unseren Übersetzungsteams zu fördern, ist besonders wichtig, schließlich bilden ihre Expertise und ihr Können auch die Basis für ein gelungenes Übersetzungsprojekt. Sobald geeignete Übersetzende ausgewählt, alle letzten Fragen geklärt und der Liefertermin mit dem Übersetzungsteam und unseren Kund:innen abgestimmt wurde, kann es auch schon losgehen mit der Übersetzung. 

13:00 Uhr – Direkte Kommunikation mit den Kund:innen pflegen und Rückfragen bearbeiten 

Nach der Mittagspause, bei der man sich auch mal mit Kolleg:innen aus anderen Kund:innenteams austauschen kann, stehen oft Meetings im Kalender. In unserer Post-Corona-Zeit werden diese in den allermeisten Fällen hybrid abgehalten, da sich manche Kolleg:innen im Büro befinden und andere aus dem Home Office über Teams dazustoßen. Der Ausgleich zwischen Büro- und Home Office-Zeit gelingt uns mittlerweile recht gut und die Arbeitswoche wird durch diese abwechslungsreiche Arbeitsweise ein bisschen aufgelockert. 

Auch mit unseren Kund:innen treten wir über diese Onlinemöglichkeit gerne in Kontakt: komplexere Projekte oder projektübergreifende strategische Fragen besprechen wir lieber nicht nur schriftlich. Obwohl wir mit den Ansprechpersonen in unseren Kund:innenunternehmen teilweise täglich direkten Kontakt haben, erfolgt dieser meistens per E-Mail und nur manchmal per Telefon. Daher ist es immer eine willkommene Abwechslung, die Person hinter der wohlbekannten E-Mail-Signatur in einem Videocall auch einmal "persönlich" kennenlernen zu können. 

Auch während der Laufzeit eines Projekts stehen wir stets mit den Auftraggeber:innen in Kontakt. Unsere Übersetzenden sind dazu angehalten, Probleme oder Fragen frühzeitig zu melden, damit diese schnellstmöglich geklärt werden und nicht zu Lieferverzögerungen führen. Dafür nützen die Übersetzungsteams die ebenfalls von unserer Mutterfirma eigens entwickelte Softwarelösung Smartquery. Die erlaubt es uns, Rückfragen zu sammeln, direkt an die zuständige Ansprechperson im Kund:innenunternehmen zu schicken und die Antwort schließlich mit allen Übersetzungsteams zu teilen. 

14:00 Uhr – Übersetzungsqualität vor der Lieferung genau prüfen 

Unsere Übersetzungsprojekte werden aber nicht nur in der Vorbereitung, Planung und Ausführung genau von uns überwacht. Nachdem die eigentlichen Übersetzungen abgeschlossen sind, werden diese noch einmal eingehend von uns geprüft. Für eine Zertifizierung nach ISO 17100, der Qualitätsnorm für Übersetzungsdienstleistungen, muss nach dem 4-Augen-Prinzip gearbeitet werden. Demnach müssen alle Übersetzungen noch einmal von einem/einer zweiten Übersetzer:in, auch Revisor:in genannt, geprüft werden. Wir gehen aber noch einen Schritt weiter und arbeiten nach dem 6-Augen-Prinzip. Das bedeutet, dass nach Übersetzung und Revision auch noch einmal von uns Projektmanager:innen kontrolliert wird, ob die Übersetzungen auch wirklich unserem Standard entsprechen. 

Trotz der breitgefächerten Sprachenkenntnisse in unseren eigenen Reihen können wir natürlich nicht alle Sprachen selbst abdecken. Um trotzdem alle Übersetzungen noch einmal auf ihre Qualität hin prüfen zu können, bedienen wir uns technologischer Hilfsmittel, mit denen wir Grammatik, Rechtschreibung, Konsistenz zu vorhergehenden Übersetzungen und das Einhalten firmenspezifischer Terminologie überprüfen. Im Laufe unseres Arbeitstages kommen wir mit sehr vielen Tools und Softwarelösungen in Berührung, die uns in allen Projektphasen unterstützen. Dank unserer Mutterfirma Kaleidoscope, die spezielle Softwarelösungen für die Abwicklung von Übersetzungsprojekten eigens entwickelt, haben wir bei Eurocom hier natürlich die besten Karten. 

Neben der Prüfung der objektiven Qualitätskriterien stellen wir außerdem sicher, dass alle projektspezifischen Anforderungen an die Übersetzungen eingehalten wurden. So prüfen wir zum Beispiel, ob die richtige Anredeform gewählt und Antworten auf Rückfragen berücksichtigt wurden. Unstimmigkeiten besprechen wir dann direkt mit unseren Übersetzenden oder holen uns im Zweifelsfalls Unterstützung bei Kolleg:innen, die der jeweiligen Sprache mächtig sind. 

Erst wenn wir von der Qualität der Übersetzung überzeugt sind, schicken wir diese weiter an die jeweiligen Auftraggeber:innen. Ein Projekt ist immer Teamarbeit und der Erfolg ergibt sich aus der Expertise und dem Engagement von vielen verschiedenen Beteiligten, von den Kund:innen bis zu den Übersetzenden. Trotzdem sind letztendlich wir als Projektmanager:innen dafür verantwortlich, das bestmögliche Ergebnis zu liefern und alle zufriedenzustellen. Daher sind wir auch nach Projektabschluss stets darum bemüht, uns kontinuierlich zu verbessern und betrachten Feedback jeglicher Art als Chance zur Weiterentwicklung. 

16:00 Uhr – Fachliche Expertise aufbauen und immer über neueste Trends informiert sein 

Auch bei nicht-sprachspezifischen Problemen kann man immer Kolleg:innen um Rat fragen – die meisten Projektmanager:innen haben noch zusätzliche Expertise in anderen Teilbereichen der Sprachindustrie und sind bei Fragen immer zur Stelle. Neben ihrer täglichen Arbeit an Übersetzungsprojekten haben einige Projektmanager:innen weitere sogenannte Areas of Expertise, wie zum Beispiel Machine Translation, Search Engine Optimization, Dolmetschungen, Qualitätsmanagement, Vendormanagement oder die Weiterentwicklung und Optimierung unserer Tools. Damit wir diese Aufgaben im Trubel der täglichen Projektarbeit nicht aus den Augen verlieren, setzen wir uns quartalsweise individuelle Ziele, auf die wir an ruhigeren Tagen hinarbeiten. Somit bleiben wir immer am Ball und sind über die aktuellen Entwicklungen in allen Bereichen der Sprachindustrie im Bilde.  

Das ist intern eine große Hilfe und erlaubt es uns auch, viele verschiedene Projekte für unsere Kund:innen abzuwickeln. Und nicht zuletzt macht es uns ja auch Spaß, unbekannte Tools auszuprobieren oder neue Workflows kennenzulernen – variety is the spice of life, wie es so schön heißt! 

17:00 Uhr – Feierabend! 

Am Ende des Tages verabschieden wir uns alle in den wohlverdienten Feierabend. Einen ganzen Tag Texte in verschiedensten Sprachen aus aller Welt prüfen, Deadlines jonglieren, neue Herausforderungen meistern und nebenbei noch an der Optimierung unserer Prozesse arbeiten – am Abend raucht uns dann des Öfteren schon der Kopf. 

Obwohl es auch manchmal anstrengend werden kann, bietet die Projektarbeit immer neue Herausforderungen und einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag. Darum heißt es abends: gut ausruhen – denn wer weiß, was der nächste Arbeitstag alles bringen wird? 

Möchten Sie mehr über die Arbeit von Übersetzungsprojektmanager:innen erfahren? Kontaktieren Sie uns!

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